Dlaczego elastyczne systemy płatności są obecnie niezbędne w biznesie

Właściwe rozwiązanie płatnicze może przyspieszyć wzrost, a niewłaściwe – zahamować go. W przypadku małych firm, organizacji non-profit, a nawet dużych przedsiębiorstw, szybkość i niezawodność przepływu pieniędzy w organizacji wpływa na wszystko – od codziennych działań po długoterminową strategię.

Liderzy przedsiębiorstw muszą regularnie oceniać, czy ich rozwiązania płatnicze są w stanie nadążać za zmieniającymi się wymaganiami, czy też istnieje ryzyko pozostania w tyle.

Przepływy pieniężne to siła napędowa każdej organizacji. Niezależnie od tego, czy chodzi o małą firmę radzącą sobie z sezonowymi wahaniami, organizację non-profit zarządzającą cyklem przyznawania dotacji, czy dużą korporację koordynującą zakupy w wielu działach, umiejętność efektywnego zarządzania przychodami i wydatkami jest fundamentalna.

Opóźnienia w płatnościach, niedopasowane cykle rozliczeniowe i nieelastyczne warunki płatności mogą powodować niepotrzebne obciążenia, ograniczając możliwości przedsiębiorstwa w zakresie inwestowania w nowe możliwości lub reagowania na nieoczekiwane wyzwania.

Powiązane: Powolne płatności kosztują Twoją firmę — oto alternatywy na przyszłość

Badania ujawniają realia operacyjne, z jakimi mierzą się decydenci biznesowi. Według badania Morning Consult zleconego przez Walmart Business, prawie 500 liderów małych firm przyznało, że poświęcają około 40% swojego tygodnia pracy na zadania administracyjne.

Znaczną część tego czasu poświęcamy na zarządzanie wydatkami, przepływami pieniężnymi i uzgadnianiem — czynności, które, choć niezbędne, mogą odciągać uwagę od podstawowych funkcji firmy, takich jak obsługa klientów, innowacje i poszukiwanie możliwości rozwoju.

Dla organizacji z ograniczonymi zasobami każda minuta spędzona na ręcznym prowadzeniu księgowości lub zbieraniu paragonów to stracony czas napędzający rozwój firmy. Mimo to wiele z nich nadal korzysta z tradycyjnych procesów płatności, które są sztywne, powolne i niedopasowane do ich procesów, co zwiększa obciążenie administracyjne. Dzisiejsze rozwiązania płatnicze muszą wykraczać poza przetwarzanie transakcji, aby aktywnie redukować tarcia operacyjne.

Powiązane: Masz problemy finansowe? Te rozwiązania płatnicze pomogą Ci zaoszczędzić

Oprócz przepływów pieniężnych, integracja rozwiązań płatniczych z codziennymi operacjami biznesowymi może mieć znaczący wpływ na efektywność. Tradycyjne metody płatności, takie jak czeki czy faktury wystawiane ręcznie, często wymagają wielu etapów zatwierdzania, uzgadniania i prowadzenia dokumentacji. Każdy dodatkowy krok niesie ze sobą potencjalne błędy, opóźnienia i zwiększone koszty administracyjne.

Organizacje muszą rozważyć, jak rozwiązania płatnicze wpisują się w ich unikalny proces pracy. Nie ma dwóch takich samych organizacji; potrzeby zakupowe, hierarchie zatwierdzania i praktyki księgowe mogą się znacznie różnić w zależności od branży, wielkości i struktury firmy. Rozwiązania zbyt sztywne lub zbyt ogólne nie spełnią specyficznych wymagań danej organizacji, co doprowadzi do obejść, które osłabią wydajność i dokładność.

Nowoczesne rozwiązania płatnicze są budowane z myślą o integracji. Gdy opcje płatności są zintegrowane z procesem zakupowym – czy to za pośrednictwem portalu internetowego, aplikacji mobilnej, czy systemów w sklepach – organizacje zyskują płynny przepływ pracy, który minimalizuje interwencje ręczne.

Funkcje takie jak automatyczne fakturowanie, raportowanie w czasie rzeczywistym i scentralizowane prowadzenie dokumentacji upraszczają proces uzgadniania i ułatwiają kierownictwu firmy monitorowanie wydatków, przestrzeganie kontroli wewnętrznych i generowanie dokładnych raportów finansowych.

Elastyczne rozwiązania płatnicze, zwłaszcza te oferujące wydłużone terminy płatności lub linie kredytowe, mogą zapewnić organizacjom niezbędną swobodę działania. Umożliwiając firmom odroczenie płatności za zakupy – czasami na 30 dni lub dłużej – rozwiązania te wspierają lepsze zarządzanie przepływami pieniężnymi i pozwalają liderom strategicznie alokować czas i zasoby. Ta elastyczność może być szczególnie istotna w niepewnych czasach gospodarczych lub okresach wzrostu, kiedy konieczne mogą być wstępne inwestycje przed uzyskaniem dodatkowych przychodów.

W Walmart Business dostrzegliśmy tę potrzebę i niedawno wprowadziliśmy usługę „Płać fakturą” (Pay by Invoice) obsługiwaną przez TreviPay. Ta oferta umożliwia uprawnionym klientom dostęp do linii kredytowej dla firm w TreviPay z 30-dniowym okresem spłaty netto, co pozwala im dokonywać niezbędnych zakupów w razie potrzeby i odraczać płatności, aby lepiej dopasować je do cykli przychodów.

Taka elastyczność nie jest już luksusem; jest to oczekiwanie klientów biznesowych , którzy muszą radzić sobie ze złożonymi operacjami obejmującymi wiele lokalizacji i zmiennymi przepływami środków pieniężnych.

Zapotrzebowanie na usługę płatności za fakturę wynika z potrzeby usprawnienia operacji finansowych. Oferując skonsolidowane, szczegółowe faktury, rozwiązanie to upraszcza monitorowanie i raportowanie wydatków, ułatwiając organizacjom nadzór i rozliczanie.

Decyzja o pełnym zintegrowaniu funkcji Pay by Invoice z usługami Walmart Business w kanałach internetowych, aplikacjach i sklepach stacjonarnych była celowa. Dzięki temu klienci mogą cieszyć się płynnym, bezproblemowym procesem zakupów i płatności, gdziekolwiek zdecydują się robić zakupy.

Powiązane: Co zapoczątkowało ruch na rzecz elastycznych wynagrodzeń?

Spojrzenie w przyszłość płatności biznesowych

W miarę jak organizacje poszukują sposobów na zwiększenie efektywności działania i adaptację do zmieniających się warunków ekonomicznych, znaczenie elastycznych rozwiązań płatniczych będzie rosło. Szerszy trend cyfryzacji, automatyzacji i integracji zmienia nie tylko sposób, w jaki firmy kupują towary i usługi, ale także sposób, w jaki zarządzają finansami, oceniają wyniki i podejmują decyzje strategiczne.

Dla liderów biznesu zrozumienie dostępnych opcji płatności i ich ocena przez pryzmat unikalnych potrzeb organizacji ma kluczowe znaczenie. Rozwiązania zapewniające elastyczność, przejrzystość i integrację mogą pomóc w usunięciu barier operacyjnych, poprawie przepływów pieniężnych i stworzeniu podstaw do zrównoważonego rozwoju. Procesy płatności nie są już kwestią zaplecza, lecz strategiczną dźwignią sukcesu biznesowego i przyszłego rozwoju.