Я устранил мошенничество и растраты с помощью этого простого инструмента

Несколько месяцев назад я писал о тревожных сигналах о нецелевом использовании ресурсов , и отклик был ошеломляющим. Но коллеги-предприниматели продолжали спрашивать: «Какое же решение?»

После тщательного исследования я пришёл к выводу, что решение не в более строгих правилах, а в более умных инструментах. В частности, в виртуальных картах, которые позволяют проактивно контролировать расходы в каждой транзакции.

Я участвую в масштабных переменах: ожидается, что к 2029 году объём транзакций по виртуальным картам превысит 17,4 триллиона долларов , при этом на рынке будут доминировать расходы в сегменте B2B. После внедрения этих систем в Tyler Petroleum я заметил сокращение неэффективных расходов и значительное улучшение прозрачности денежных потоков.

Вот пять способов, которыми виртуальные карты изменили мое управление расходами , и уроки, которые я извлек из их ограничений.

По теме: «Доверяй, но проверяй» — как бороться с воровством и мошенничеством со стороны сотрудников

Революционным решением стало создание карт , которые работают только там, где я хочу. В отличие от традиционных корпоративных карт, виртуальные карты позволяют назначать каждую карту определённым продавцам или категориям продавцов.

Для своих заправок я создал карты, предназначенные только для поставщиков топлива. Моя карта для оплаты канцелярских товаров работает только в Staples. Моя карта для оплаты облачных сервисов привязана к AWS. Когда сотрудники пытаются использовать эти карты где-то ещё, транзакции мгновенно отклоняются.

Я могу устанавливать правила расходования средств по сумме, времени, дню, категории продавца, конкретным местам и индивидуальным лимитам одобрения. Для подрядчиков я выпускаю карты, которые работают только в определённых магазинах Home Depot с предустановленными ежемесячными лимитами и автоматическим истечением срока действия.

Это устраняет двусмысленность. Когда границы расходов устанавливаются автоматически, моя команда сосредотачивается на работе, а не на раздумьях о том, какие расходы уместны.

До появления виртуальных карт мне постоянно приходилось догонять расходы. Ежемесячные отчёты показывали, что было несколько недель назад, а не то, что происходит сейчас. Виртуальные карты полностью всё изменили.

Теперь я отслеживаю расходы по всем компаниям. Я могу фильтровать данные по поставщику, категории, товару или пользователю и мгновенно создавать подробные отчёты. Я устанавливаю лимиты на каждую транзакцию и направляю платежи через потоки одобрения, а также приглашаю менеджеров отслеживать активность.

Аналитика выявила неэффективность, которую я никогда не замечал: дублирование подписок на программное обеспечение в разных отделах, разные цены на одни и те же услуги у разных поставщиков и сезонные тенденции расходов, которые улучшили мой бюджет .

Многопользовательские роли позволяют мне приглашать менеджеров и бухгалтеров проверять транзакции, устанавливать правила утверждения и получать уведомления о превышении лимитов по картам. Гибкие рабочие процессы гарантируют, что ничего не ускользнет от внимания, и позволяют держать всех в курсе событий.

Виртуальные карты можно ограничить по странам, штатам или городам, а также по определённым часам или дням. Это решило проблемы, о которых я и не подозревал.

Для подрядчиков я создаю карты, которые действуют только в определённых местах в рабочее время. Подрядчик в нашем филиале в Далласе получает карту, которая действует только в местном магазине Home Depot с 7:00 до 18:00.

У моих сотрудников есть карты на обеды с ограничением в 15 долларов в день, которые действуют только с 11:00 до 14:00 в близлежащих ресторанах. Для деловых поездок я выпускаю карты, которые действуют в определённых городах в течение командировки, а затем автоматически сгорают.

Эти встроенные ограничения устраняют искушения, сокращают количество ошибок и повышают ответственность без микроменеджмента .

По теме: 7 вещей, которые следует помнить, когда речь идет об успешном управлении бюджетом и его расширении

4. Автоматизированный сбор чеков с категоризацией на основе ИИ

Раньше проблема « потерянного чека » отнимала у меня часы бухгалтерского времени каждый месяц. Теперь это в прошлом.

После каждой покупки по виртуальной карте сотрудники получают мгновенные уведомления с предложением немедленно загрузить чеки. Искусственный интеллект системы считывает чеки, классифицирует транзакции и автоматически сверяет их с бюджетами.

Поставки топлива, расходы на техническое обслуживание, подписки на программное обеспечение — всё это автоматически маркируется и сопоставляется с правильными категориями. На моих заправочных станциях каждый расход классифицируется без ручного вмешательства. Контрольный журнал безупречен: есть временные метки, ограничения для продавцов и метаданные об одобрении, которые позволяют выявлять любые несоответствия.

Скорость создания виртуальных карт изменила мой подход к работе с бизнесом. Я могу создать виртуальную карту для подрядчиков, сотрудников или подписчиков за считанные секунды. Если вам нужны физические карты, существуют платформы, которые быстро их печатают и отправляют.

Каждой карте присваивается уникальный 16-значный номер, который я могу мгновенно заморозить или удалить, не влияя на другие платежи. Для новых поставщиков я создаю тестовые карты с ежемесячным лимитом в 500 долларов, который истекает через 30 дней. Для подписок я устанавливаю точные ежемесячные суммы, которые автоматически продлеваются.

Карты интегрируются с мобильными платёжными платформами, такими как Apple Pay и Google Pay. Цифровые кошельки защищают основные номера карт с помощью токенизации, предоставляя пользователям удобную оплату в одно касание с помощью биометрической аутентификации. Это обеспечивает быструю масштабируемость — будь то привлечение подрядчиков, тестирование поставщиков или защита от мошенничества.

Влияние на бизнес: профилактика вместо реагирования

Виртуальные карты перевели меня от реактивного надзора к превентивному контролю, при котором риски снижаются до того, как они произойдут.

Я начал с категорий высокого риска: выплаты подрядчикам, командировочные расходы и постоянные поставщики. Результаты не заставили себя ждать:

• Сокращение времени управления расходами
• Устранение нецелевых расходов
• Значительно улучшенное прогнозирование и прозрачность денежных потоков

Сотрудники получили полную свободу расходов в рамках чётких ограничений. Руководители получили контроль в режиме реального времени без микроменеджмента. Я полностью прекратил заниматься решением проблем с расходами.

Места, требующие осторожности: где виртуальные карты неэффективны

Виртуальные карты, хоть и способны преобразить, не являются панацеей. Вот на что стоит обратить внимание:

Пробелы в приемке поставщиков: некоторые небольшие или старые поставщики по-прежнему настаивают на чеках или ACH. Будьте готовы использовать несколько способов оплаты во время перехода.

Риски микроменеджмента: полномочия по установлению детального контроля могут стать чрезмерными. Я научился делегировать выполнение правил менеджерам, чтобы самому не стать узким местом.

Операционная сложность: вы меняете одну сложность на другую. Вместо того, чтобы гоняться за чеками, вы управляете десятками уникальных карт. Обучите свою команду тому, какую карту использовать для каждой цели.

Проблемы интеграции: не все платформы идеально синхронизируются с бухгалтерскими инструментами. Тщательно протестируйте интеграцию перед её полной реализацией.

По теме: У вас не будет надежного бюджета, пока вы не будете следовать этим 5 советам

Вот что вы можете попробовать: просмотрите отчёты о расходах за последние три месяца. Найдите транзакцию, которая заставила вас задуматься: «Как мы могли потратить на это столько денег?»

Это ваш тестовый случай. Создайте виртуальную карту, специально предназначенную для предотвращения повторения подобной ситуации. Установите ограничения для продавцов, лимиты расходов и процедуры подтверждения, которые бы её выявили.

А затем посмотрите, что произойдёт. Не только с этой категорией расходов, но и со всем вашим отношением к бизнесу. Когда вы перестаёте играть в оборону и начинаете играть в нападение, всё меняется.