Prawdy finansowe, których nikt Ci nie powie w pierwszych dwóch latach prowadzenia działalności gospodarczej

Kiedy zaczynałem swoją działalność, podchodziłem do budżetowania z optymizmem kogoś, kto jeszcze się nie sparzył. Traktowałem to jak proste zadanie matematyczne: podstawiałem kilka szacunków kosztów, dodawałem rozsądny margines bezpieczeństwa, a liczby się zgadzały. Przynajmniej w arkuszu kalkulacyjnym.

Nie zdawałem sobie wtedy sprawy, że finanse firm nie są tak przewidywalne, jak większość ludzi by sobie tego życzyła. Nie kierują się regułami tak, jak udają to arkusze kalkulacyjne. Zachowują się bardziej jak pogoda – trudne do przewidzenia, pełne niespodzianek i zdolne do gwałtownych zmian w zależności od jednej zmiany kierunku. To uświadomienie przyszło powoli, zazwyczaj poprzez próbę ognia .

Ze wszystkich lekcji finansowych, których nauczyłem się od tamtych początków, dwie nadal kształtują sposób, w jaki prowadzę swój biznes. Brzmią prosto, ale fundamentalnie zmieniły mój sposób myślenia o wydatkach, oszczędzaniu i planowaniu.

Powiązane: 5 najważniejszych wskazówek finansowych dla przedsiębiorców

Lekcja 1: Spodziewaj się, że wszystko będzie kosztować dwa razy więcej (i zajmie dwa razy więcej czasu)

Wszystko? Tak — zwłaszcza w tych pierwszych latach.

Nie w pesymistyczny czy dramatyczny sposób, ale realistyczny. Jeśli jest coś, co konsekwentnie obserwuję, zarówno w swojej firmie, jak i w rozmowach z innymi założycielami, to to, że wszystko zawsze trwa dłużej i kosztuje więcej, niż się spodziewamy.

Może to wina wykonawcy, któremu zajmuje to sześć tygodni zamiast trzech. Może to kwestia pakietu technologicznego, który wymaga pięciu dodatkowych integracji, aby działać poprawnie. Może to kwestia czasu poświęconego na ponowne przeanalizowanie projektu, ponieważ podjąłeś pochopną decyzję na początku. Niekoniecznie źle planujesz budżet — po prostu nie wiesz, czego nie wiesz.

W tych wczesnych dniach finanse firmy są najbardziej nieprzewidywalne, a realizacja niemal zawsze wiąże się z niewidocznymi kosztami, których nie widać na etapie planowania. Wciąż się uczysz. Twoje systemy są kruche. Twoi dostawcy i zespół mogą być wciąż nowi. Nie masz jeszcze wiarygodnych danych bazowych i nie wyrobiłeś sobie jeszcze pamięci mięśniowej, aby prognozować z dokładnością.

W końcu sytuacja się stabilizuje. Biznes staje się bardziej przewidywalny. Znajdujesz lepszych partnerów. I, szczerze mówiąc, coraz lepiej zarządzasz finansami. Ale w tych pierwszych latach niewidoczne koszty czają się wszędzie: czas szkolenia, przeciągające się cykle przeglądów, brak współpracy z dostawcami, problemy techniczne, nieoczekiwane opłaty. Drobne rzeczy, o których zapominasz dodać jako pozycje w zamówieniu (albo po prostu jeszcze o nich nie wiesz), mogą naprawdę się kumulować.

Teraz, prognozując wydatki , nie dodaję po prostu ogólnego bufora – tworzę prawdziwy margines bezpieczeństwa. Analizujemy wiele scenariuszy: najlepszy, oczekiwany i najgorszy. Przy każdej dużej inwestycji zadaję sobie pytanie: „Co się stanie, jeśli będzie kosztować dwa razy więcej i potrwa dwa razy dłużej? Czy nadal chcemy to robić?”.

Wyrafinowane planowanie oznacza testowanie pod presją nie tylko liczb, ale także założeń, na których się opierają. Jeśli zwrot z inwestycji (ROI) nadal utrzymuje się pod presją, idziemy dalej. Jeśli nie, albo dostosowujemy zakres, albo czekamy. Celem nie jest idealne przewidywanie przyszłości, ale uniknięcie zaskoczenia tym, co całkowicie przewidywalne.

Powiązane: 7 filarów finansowych, które decydują o sukcesie lub porażce rozwijających się firm

Lekcja 2: Nie oszczędzasz pieniędzy, jeśli po prostu wydajesz je gdzie indziej

Kiedyś myślałem, że jestem oszczędny finansowo, negocjując lepsze oferty, wymieniając narzędzia lub redukując koszty. I, żeby było jasne, to dobre nawyki. Ale miałem jedną ślepą plamkę: za każdym razem, gdy „zaoszczędzałem” pieniądze, równie szybko je wydawałem gdzie indziej.

W tamtym czasie odczuwałem prawdziwą satysfakcję z cięcia kosztów . Znalazłem tańsze oprogramowanie? Wygrana. Awans wewnętrzny zamiast zatrudniania kogoś z zewnątrz? Kolejny sukces. Wymieniłem narzędzie, zrenegocjowałem stawkę, zrezygnowałem z niepotrzebnej subskrypcji? Same korzyści.

A potem brałem te oszczędności i (nieświadomie) wydawałem je na coś innego. Czasami ta nowa marża szła na aktualizację marki. Czasami na platformę oprogramowania, której tak naprawdę nie potrzebowaliśmy. Innym razem znikała w niejednoznacznej kategorii „różnych wydatków” – rzeczy, które w danej chwili wydawały się uzasadnione, ale nie przyczyniały się do rozwoju firmy w żaden mierzalny sposób.

Powtarzałem sobie, że te koszty są nieistotne. Przecież właśnie zaoszczędziliśmy pieniądze gdzie indziej, prawda? Ale nie zdawałem sobie sprawy, że dążę do efektywności, a jednocześnie marnotrawię. Problem nie polegał na tym, że wydawałem, ale na tym, że nie przeznaczałem tych oszczędności na rozwój tam, gdzie to rzeczywiście miało znaczenie.

Teraz, kiedy oszczędzamy na czymś, nie relokuję ich odruchowo. Zamiast tego traktujemy tę marżę jako kapitał strategiczny – pieniądze, które można ponownie zainwestować, ale tylko wtedy, gdy bezpośrednio wspierają nasze cele wzrostu lub efektywność operacyjną. Czasami leżą przez kwartał. Czasami są przeznaczane na inicjatywę o wysokim potencjale, którą już priorytetowo potraktowaliśmy. Tak czy inaczej, ta dyscyplina daje nam przestrzeń do inwestowania z intencją – a nie impulsem – i gwarantuje, że oszczędności faktycznie tworzą wartość, a nie tylko ruch.

Ta zmiana wprowadziła dyscyplinę finansową, a nie tylko przestrzeń do oddychania. Co ważniejsze, dała nam lepszy wgląd w to, które inwestycje rzeczywiście napędzały wzrost, a które były jedynie reaktywnymi wypełniaczami luk, które wydawały się pilne w danej chwili, ale nie napędzały rozwoju firmy.

Powiązane: 5 sposobów na utrzymanie zdrowych finansów firmy

Przed czym chronią Cię te lekcje

Kuszące jest traktowanie finansów jak funkcji back-office: czegoś, co trzeba przeglądać co miesiąc lub kwartał. Jednak Twoje nawyki finansowe są często najwyraźniejszym odzwierciedleniem Twojego przywództwa .

Czy działasz zdyscyplinowany czy impulsywny? Czy gonisz za oszczędnościami bez strategii? Czy podejmujesz zbyt duże zobowiązania i nie przygotowujesz się odpowiednio?

To są schematy, które po cichu się nawarstwiają. Dobrze zarządzane, tworzą stabilność i przestrzeń do rozwoju. Źle zarządzane, podkopują Twoje marże, możliwości i pewność siebie. Jeśli Twoje obecne nawyki nie prowadzą Cię we właściwym kierunku, zmień kurs teraz, zanim konsekwencje staną się trwałe.

Jasne, zawsze będą takie miesiące, kiedy będzie się miało wrażenie, że pieniądze wpływają i odpływają. To część rzeczywistości przedsiębiorczości. Ale im bardziej rozwiniesz świadomość finansową w swoich przywódczych siłach, tym mniej chaotyczne będą się te chwile wydawać.

Jeśli więc szukasz punktu wyjścia: Podwój swoje szacunki kosztów. Świadomie oszczędzaj. I traktuj każdą decyzję finansową tak, jakby miała znaczenie.

Bo tak jest.